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フリーランス1年生向けお金の授業

フリーランス の領収書、宛名と保管どうしてる?

投稿日:2019年7月26日 更新日:

receipt

フリーランスや個人事業主として欠かすことのできない帳簿付け。日々のお金の出し入れの証明となるのが領収書ですが、では、領収書のもらい方や宛名、保管方法に決まりはあるのでしょうか?また、保管していた領収書は確定申告時に提出するの?

女性が起業を考えたら、あれこれ疑問がいっぱいですね。そんな女性のために開催している「起業家のためのお金の講座」でいただく質問から、その解説を記事にまとめました。フリーランスと個人事業主の方の参考になると幸いです。

 

フリーランスの領収書はすぐに取り出せる保管方法で

フリーランスや個人事業主がおこなう確定申告に領収書は提出しません。しかし、税務署から提示を求められた際には、すぐに取り出せるような保管が必要です。

領収書の保管期間は5年ですが、決算書の保管期限が7年なので、確定申告書と領収書は共に7年保管する!と覚えたほうが安心ですね。

領収書の保管期限に決まりはありますが、保管方法には特別な決まりはありません。段ボールにどっさっと放り込んでも、月別に封筒やホッチキス、クリップ止め、輪ゴム止め保管でも特に税務署から指摘を受けることはありません。ノートやコピー用紙などの台紙1枚に領収書を1枚ずつ貼っても、つめて数枚貼っても、どんな方法でも問題はない。つまり、個人の自由なんです。

但し!!税務署から指摘を受けた際、どこにあるかは勿論のこと、いつでもサッと探せてパッと提示できる方法で保管していることが大事なのです。

「領収書」とは、金銭の受け渡しを証明するために、金銭を受けた側(お店など)が発行する証明書のことを意味しますよ。

収入を得るためにかかった費用などを把握・証明するために、金銭を実際に支払った証拠として、フリーランスや個人事業主は領収書を受け取っていますよね。

受取った領収書を元にお金の出し入れを帳簿に記入します。領収書をもらい忘れたり、紛失してしまうと経費にすることができず、その結果、余計に税金が発生することになります。毎日の経理業務は大変ですが、領収書ルールは是非守りたいところです。

そーは言っても、女性フリーランスや個人事業主は、家計用のお金の管理もしています。また、事業用の買い物と家庭の買い物を分けずに会計を済ませてしまった、なども少なくはないはず。事業用の経費とする領収書をもらい忘れることもありますよね。

その場で気付けば良いのですが、起業初期はついついそのままに・・・(本来はあってはなりません)本来の業務に支障をきたさず、スマートに解決する方法があれば、時間を削減できます。

スマートに解決する方法として、本記事では、領収書以外のもので領収書の代用ができるについて書きました。どんなものが領収書の代用になるのか一緒に確認していきましょう。

きよねぇ
私はもっぱら代用が多い(^▽^;)

 

フリーランスの領収書の代用となるもの

領収書をもらい忘れた、そもそも領収書の発行をしてもらえない、そんな場面もあります。(領収書を故意的にもらわなくて良いという訳ではありません)以下の情報が記載されていれば、領収書の代用になります。覚えておきましょう。

1.支払い先

2.日付

3.支払い金額

4.支払い内容

具体的には、どんなモノが領収書の代用になるのでしょう?

 

領収書の代用「レシート」

最近はレシートに「領収書」と記載されているものを良く見かけますね。

例えば、スーパーやドラッグストアで購入した商品を経費としたい場合は、レシートでも問題ありません。上記の4情報の記載があれば良いですのですから、店主やレジ担当の押印がなくても領収書の代用となります。

ただし、感熱紙に印字されているレシートは、印字が消えてしまう可能性もあるので保管には注意が必要です。

 

領収書の代用「クレジットカード利用明細書」

クレジットカード請求書は、その発行元はカード会社であり実際金銭を渡したお店ではありませんで、領収書の代わりとみなされません。注意が必要です。

請求書ではなくカードで購入した時のクレジットカード利用明細書を領収書の代わりとします。上記の4情報が書かれていますよね。

クレジットカード会社から毎月届く「利用代金明細書(請求書)」は領収書の代わりになりません。

プライベート用のクレジットカードで事業用の物品を決済するシーンが、フリーランスや個人事業主には良くあることですが、可能であれば、プライベート用と事業専用のクレジットカードを分けて(2枚持つ)利用することをお勧めします。

最近では、クレジットカードの利用日や支払日を、会計ソフトと同期できるサービスもあります。事業専用のクレジットカードがあると管理しやすいですね。

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領収書の代用「出金伝票」

領収書が発行されない出費の場合は、出金伝票を領収書の代わりにします。

これ!これ!!便利です。近距離の交通機関を利用したときは、乗車券の領収書をいちいち発券しませんから。

バスや電車など近距離の公共交通機関利用の場合「領収書」を省略しても良い!となっています。しかし、フリーランスになりたての頃は、帳簿に記入する際に、内容を忘れてしうこともしばしば。いつ?何に?どこまで利用した?何円だった?と、あとから調べるのは、かなり面倒な作業です。私は、皆さんに「出金伝票」を持ち歩く事をお勧めしています。

出金伝票は、なんらかの理由により領収書が発行されない場合に、支払いを証明するための用紙として税務署公認です。文具店などで購入することができます。自分でexcelなどで作成したものを、出金伝票として使用することも可能です。

出金伝票を利用する場合は

1.支払い先

2.日付

3.支払い金額

4.支払い内容

この4つの情報を漏らさず記入することを忘れないで下さい。

女性にありがちな、昼時の混んでるレジを占領して、それぞれ別会計。良くその現場に遭遇します。『領収書下さい』『私も!私も!!』なんて仲間内でワイワイ(^▽^;)  そんな周りを気にしない行動は、お店の方だけに限らず、他のお客様にもたいへん迷惑な行為です、笑。そんな時こそ出金伝票を活用致しましょう。

注)全員分おごり!であれば「接待費」になりますので領収書もらって下さい。

 

領収書の代用「ネット通販の購入確認メール」

Amazonなどネット通販で備品を購入することもありますよね。今や私も仕事用の備品や消耗品の大半がネット通販での購入です。

販売元が個人である場合、領収書の発行自体を受け付けていないこともあります。そんな時は、購入の確認メールのコピーが領収書の代わりになります。それを印刷やスクショで保管、クラウド上に保管でもOKです。

私は、印刷したりクラウド保管が超面倒~~なのでネット通販での購入はその都度出金伝票に転記しています(出荷Noも忘れずに)

 

フリーランスの領収書、宛名は屋号でもらう?

さて、質問です。領収書の宛名は屋号でもらっていますか?個人名と屋号どっち?と悩まれる方い多いもいらっしゃるかと。

それ、税務署に確認しました!

税務署さん
個人事業主が確定申告する際は、個人名(本名)での申告です。
なるほど~~!!個人名宛の領収書をもらう方が良いんですね。
きよねぇ
税務署さん
税務署はあくまでも、個人事業主の皆さんのことを、個人名主体で管理しています。屋号は「おまけ」のようなものです。

開業初期は屋号を変えたりしますから、個人名で領収書をもらっておいた方が安心ですね。

 

フリーランスの領収書、できればスマートに保管したい

本記事の冒頭にも書きましたが、領収書のもらい方や宛名、保管方法に決まりはあるの?と言った質問や、フリーランスや個人事業主として欠かすことのできない帳簿付けの方法についての質問がたくさん届きます。

ググってみても、いろんな情報がありすぎてよく分からない。自分にとって何が効率良い方法なのか、WEBでは調べきれない重要なことがあるのではないか・・・と感じることありませんか。

「経営とお金」のことは100人の経営者がいれば、100通りです。ゆえに、同じ事が書いてあるはずなのに、それぞれの事業内容によって意味を違えて理解してしまうことは否めません。

そこで、お金のプロであるわたくしFPきよねぇが「女性起業家のためのお金の管理オンラインスクール」を2018年より開校し、全国の初心者フリーランスと個人事業主の方に受講していただいています。

きよねぇ
領収書のスマートな保管方法は勿論、帳簿の記入方法と増収(売上を上げる)の為の戦略について学べる1年間のスクールとして定評です。

この度、インターネット会議室ZOOMを使って学べる3か月のスクールを開講しました。是非詳細記事を確認ください。

▽ 下記クリックで詳細記事へ ▽

 

フリーランスが領収書を発行する場合

あなたの商品やサービスの代金を受け取った際、お客様から領収書を求められると速やかに発行する義務が生じます。

領収書は、受け取るばかりではありません。発行もします。フリーランスや個人事業主としては、金銭のやり取りはしっかり証拠を残したい。経営者として当たり前のことですね。

いつも領収書を持ち歩いていれば、ササっと取り出してパパっと書くことができます。早速、領収書を携帯ください(^▽^;)

 

領収書は複写式がいいの?

複写式の領収書であれば、いつ、誰に、幾らの金額の領収書を渡したのか、発行した側の記録となります。別の方法でしっかり記録しているのであれば、特に複写式の領収書でなくても構いません。

つまり・・・自由です。使いやすい領収書を準備いたしましょう。

 

領収書は市販のものじゃなくてもいい

ご自身で作っても大丈夫です。わたくしきよねぇは、自分で帳簿を作成してしまうくらいですから、領収書も作っています。エクセルでちょちょいのチョイと!笑

これです

領収書サンプル

ここでもアクション数はできるだけ少なく、且つ、スマートさを拘ってます(^^♪ので、受取る側のお客様にも美しい領収書をお渡ししたい!が作成している理由です。

実は・・・私、手書きが得意ではありません。それに、ゴム印が曲がるのもイラっとしますので、事前に作成し準備した領収書をお渡ししています。

領収書を発行する際の注意点は、他にもたくさんあります。別の記事に書いていますので、ここからの続きは下記をクリックして訪問下さいね。

▽ 下記クリックで詳細ページへ ▽

領収書サンプル
フリーランスが発行する領収書の書き方!

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FPきよねぇ

ママや主婦を対象に起業後の働き方と経理知識をサポートしている、どの金融会社にも属さない完全フリーのファイナンシャル・プランナーきよねぇです。札幌市在住。

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